Akademisk Studieforbund mottar og formidler statstilskudd etter Lov om voksenopplæring.
Om statstilskuddet
Krav til opplæringen
Rapportering, kontroll og revisjon
Om statstilskuddet
AKS mottar og formidler tilskudd til ordinær studieaktivitet. Tilskuddet som AKS mottar fra Kunnskaps departementet er basert på innrapporterte studietimer de to foregående år.
Tilskuddet fordeles til medlemsforeningene i forhold til den studieaktiviteten de hadde foregående år.
NB! Fra og med 2003 er tilskuddet til opplæring av tillitsvalgte falt bort. Dette tilskuddet ble gitt til kurs med en ukes varighet etter søknad til den enkelte arrangør. AKS ønsker å presisere at man kan søke om tilskudd til tillitsvalgtopplæring under statstilskuddet.
Krav til opplæringen:
Det er utarbeidet en egen AKS håndbok som i detalj beskriver hvilke krav som gjelder. Denne håndboken finnes på AKS sine sider under «timeregistrering».
– Minimum 4 deltakere (til stede 75 % av tiden)
– Minimum 4 timer
– Skal foreligge studieplan på forhånd
– Godkjente emner (egen emneliste)
– Deltakerbevis (skal foreligge)
– Kurset skal være offentlig kunngjort (egne hjemmesider)
Hva skal registreres?
Målet er å registrere all kurs- og studievirksomhet i foreningene som er organisert slik at den kan få statstilskudd etter Lov om voksenopplæring.
Merk spesielt at også virksomhet som finansieres ved OU-fondsmidler (både stat og kommune) kan tas med, så sant den tilfredsstiller formkravene.
De viktigste formkravene:
Arrangør: Studietiltak det mottas statstilskudd til må være reelt organisert og administrert av studieforbund eller medlemsorganisasjon.
Åpne opplæringstilbud: Tiltaket skal være åpent for alle og må være offentliggjort gjennom annonsering, kurskatalog eller på annen måte som er tilfredsstillende ut fra lokale forhold.
Dette forhindrer ikke at det stilles «opptakskrav» i form av medlemskap, funksjoner eller kompetansekrav e.l. For eks. gis det særskilte tilskudd til opplæring av tillitsvalgte.
Studieplan: Det skal foreligge en studieplan for alle opplæringstiltak før de settes igang. Studieforbundet har delegert dette til den enkelte medlemsorganisasjon.
Emner: Medlemsorganisasjonene bestemmer selv emnene for sin opplæring. Idrett og dans er imidlertid i hovedsak ikke tilskuddsberettiget. Se for øvrig godkjent emneliste.
Et for våre organisasjoner viktig unntak, er at opplæring etter Arbeidsmiljølovens § 29 for verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg ikke kan få støtte etter Voksenopplæringsloven. Slike utgifter er arbeidsgivers ansvar.
Lærer: Lærer godkjennes av arrangøren. Det er ikke krav om at det skal være lærer i alle studietimer. Gruppe uten lærer, eller med blanding av timer med og uten lærer, kan godkjennes.
Studietime: For studieforbund forstås en studietime som en klokketime.
Det er ikke anledning til å foreta omregning av den samlede møtetid til 45-minutters enheter.
Varighet: Varighet av opplæringstiltak bestemmes av arrangøren,
men med et minimum av 4 timer.
Deltakertall: Opplæringstiltaket må ha minst 1 deltaker som møter 75% av tiden.
Deltakerbevis: Studieforbundet er ansvarlig for at deltakerne gis relevant dokumentasjon på gjennomført opplæring.
Rapportering, kontroll og revisjon
Rapportering:
Medlemsforeningene rapporterer studietimene til AKS fra denne nettsiden: https://aks.as/registrering.html. For å kunne rapportere må du ha brukernavn og passord. Dette kan du få ved å henvende deg til Akademisk Studieforbund.
Dokumentasjon:
Opplæringstiltak som gir grunnlag for offentlig tilskudd må kunne dokumenteres for å inngå i tilskuddsgrunnlaget.
Studieorganisasjonenes dokumentasjon skal være i form av frammøtelister som for hvert kurs viser møtedato, studietimer med og uten lærer, deltakernes navn, fødselsår og bostedsadresse. Frammøtelisten skal være underskrevet av kursleder eller lærer.
Studietime der det er en lærer som har faglig ansvar for gjennomføringen kan innrapporteres som time med lærer. Lærerens navn skal fremgå av frammøtelisten.
Om det er time med eller uten lærer skal framgå av studieplanen.
Akademisk Studieforbund har delegert til medlemsorganisasjonene å ivareta denne type detaljert dokumentasjon, som skal kunne framvises på forespørsel i forbindelse med stikkprøver etc. fra departementet.
Intern kontroll
Studieorganisasjonene er ansvarlige for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger departementet gir i årlig tilsagnsbrev. Ansvaret gjelder alle organisasjonsledd der det nyttes offentlig tilskudd til voksenopplæringsvirksomhet.
Studieorganisasjonene er ansvarlige for et tilfredsstillende system for registrering av studietimer og deltakere etc., at registreringen er korrekt og at dokumentasjonen er tilgjengelig for revisor og departementet. Dokumentasjonen skal oppbevares i minst 5 år.
Revisjon
Ansvarlig revisor i studieforbund, deres medlemsorganisasjoner og regionale ledd skal være statsautorisert.
Revisor skal i tillegg til regnskapsrevisjonen avgi særskilt attestasjon om beregningsgrunnlaget for offentlige tilskudd. Revisor skal i attestasjonen bekrefte at han er kjent med vilkårene for offentlig tilskudd.
Revisor skal kontrollere om oppgitte studietimer er korrekt i forhold til vilkårene for offentlig tilskudd og i forhold til dokumentasjonen av tilstedeværelse i gjennomførte studietimer. Revisor skal også kontrollere om systemet for registrering av dokumentasjon og den interne kontroll i den forbindelse er tilfredsstillende. Det skal fremgå av særattestasjonen hvilke revisjonshandlinger som er gjennomført.
Formålet er blant annet at revisor skal se etter at:
-Ledelsens oppfølging av intern kontroll er forsvarlig organisert
-Bokføringen er organisert i henhold til lov og forskrifter
-Hovedtrekkene i virksomhetens økonomiske styrings- og rapporteringssystem er tilfredsstillende
Revisors kontroll skal for øvrig utføres i samsvar med «Anbefaling til god revisjonsskikk vedrørende revisors særattestasjoner» eller senere standarder for samme formål gitt av Norges Statsautoriserte Revisorers Forening.
For det timetall som skal godkjennes for statstilskudd må det foreligge revisorbekreftelse på at kursene er gjennomført i samsvar med gjeldende regler.